Nội dung chính
Các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là gì ? Công dụng của các kiểu dữ liệu này đối với công việc tính toán và ứng dụng như thế nào ? Làm Web xin được chia sẻ những thông tin liên quan đến ứng dụng phần mềm Excel của nhà phát hành Microsoft trong chuyên mục bài viết ngày hôm nay. Nhằm đáp ứng yêu cầu tìm kiếm của người dùng về các kiến thức cơ bản của công cụ Excel trên mạng internet.
Giới thiệu về phần mềm Excel
Đây là một dạng phần mềm bản tính nằm trong bộ Microsoft Office giúp người dùng ghi lại dữ liệu trình bày thông tin dưới dạng bảng tính tính toán. Ứng dụng phần mềm Excel có thể xử lý thông tin với một khối lượng dữ liệu lớn nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm của phần mềm Excel
Công cụ Excel sở hữu nhiều ưu điểm nên được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Và một trong những ưu điểm của phần mềm Excel đó là :
- Khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả : đây cũng là một trong những chức năng chính của ứng dụng Excel khi sắp xếp một lượng lớn dữ liệu thành bảng tính và biểu đồ có trật tự người dùng có thể sử dụng Excel để tạo đồ thị, biểu diễn dữ liệu trực quan, phân tích và tổ chức các dữ liệu dễ dàng hơn.
- Các hàm vô thức logic : công cụ Excel xử lý các con số tính toán hàng loạt dễ dàng hơn việc sử dụng một chiếc máy tính truyền thống. Tùy theo sự hiểu biết và kỹ năng sử dụng Excel mà người dùng có thể sử dụng các công thức và phương trình để tính toán một lượng lớn dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả.
- Hỗ trợ của bên thứ 3 : Excel là tiêu chuẩn của phần mềm bảng tính được hỗ trợ bởi một số nền tảng như điện thoại thông minh, máy tính bảng… các chương trình bảng tính khác thì được hỗ trợ nhập trang tính Excel ở định dạng gốc và được xuất bản dưới dạng tệp Excel.
- Thành phần của bộ Microsoft Office : dùng Excel là 1 phần của bộ Office của nhà phát hành Microsoft hoạt động với mọi phần mềm. Cho nên, người dùng có thể thêm bảng tính Excel vào tài liệu Word và các bạn like PowerPoint để báo cáo hay trình bày trực quan hơn.
Nhược điểm của ứng dụng Excel
Đi đôi với những ưu điểm thì công cụ Excel cũng có nhiều nhược điểm mà người dùng cần biết để khắc phục tạo điều kiện cho việc sử dụng được tốt hơn.
- Các kỹ năng phức tạp : để có thể sử dụng thuần thục công cụ Excel thì người dùng phải hiểu biết đầy đủ các lợi ích của các tính năng và thực hành rất nhiều với các cú pháp của Excel. Điều này giúp cho việc nhập các phép tính và gọi các hàm được nhanh chóng và thuận lợi hơn.
- Lỗi chức năng tính toán tự động : Bởi vì chức năng chính là khả năng tính toán tự động. Cho nên, công cụ Excel sẽ thực hiện hàng loạt các bản tính quy mô lớn dễ dàng. Vì vậy trong quá trình nhập dữ liệu Excel không có phương tiện kiểm tra lỗi có thể sẽ làm sai lệch tất cả dữ liệu sau khi hoàn thành quá trình tính toán.
- Tốn kém thời gian cho việc nhập dữ liệu : Đây là một trong những điều đáng phiền não của nhiều người khi sử dụng công cụ Excel thủ công để nhập dữ liệu với số lượng lớn sẽ gây nhàm chán và kém hiệu quả.
- Tốn kém chi phí cho phần mềm bản quyền : nhiều người dùng có thể lựa chọn các phiên bản thay thế thấp hoặc miễn phí nhưng việc sử dụng bảng Microsoft Excel chính hãng với mức giá 1.299.000₫ Việt Nam đồng cho một năm sử dụng.
5 kiểu dữ liệu trong Excel phổ biến nhất hiện nay
Một trong những điều quan trọng nhất khi sử dụng công cụ Excel trong việc tính toán của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp đó chính là các kiểu dữ liệu trong Excel. Việc nắm bắt những thông tin về ưu điểm nhược điểm và cách vận hành của các kiểu dữ liệu trong Excel sẽ giúp cho bạn có thể thao tác tính toán nhanh chóng trên các bảng tính của Excel mà không thể bị nhầm lẫn hay xảy ra bất kỳ sự cố nào.
Kiểu dữ liệu chuỗi (Text)
Trong công cụ Excel thì kiểu dữ liệu dạng chuỗi sẽ bao gồm các phím kí tự chữ từ A đến Z và các ký tự đặc biệt thể hiện trên bàn phím của người dùng.
Trong ứng dụng Excel người dùng cần lưu ý là một dãy số mà chỉ chứa một ký tự thôi cũng được tính là một kiểu dữ liệu chuỗi. Ví dụ như chuỗi 123B4, 098c3…
Cách nhận biết kiểu chuỗi dữ liệu trong Excel vô cùng dễ dàng
Đó là các định dạng chuỗi luôn nằm bên trái trong một ô Excel. Nghĩa là khi người dùng nhập dữ liệu vào ô Excel mà thấy kiểu dữ liệu nằm bên tay trái của ô đó thì chắc chắn đó là ô dữ liệu dạng chuỗi.
Tuy nhiên người dùng cũng nên cẩn thận với những tình trạng định dạng dữ liệu nhập vào ô đã được định dạng từ trước sẽ không thể phân biệt được kiểu dữ liệu chuỗi này.
Kiểu dữ liệu dạng chuỗi trong Excel được dùng để mô tả giải thích về các thành phần. Cho nên khi viết dạng kiểu dữ liệu chuỗi trong công thức bạn phải đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ thì Excel sẽ tự động chuyển tất cả các dữ liệu đó thành dữ liệu dạng chuỗi.
Kiểu dữ liệu dạng số (Number)
Tương tự như kiểu dữ liệu chuỗi trong Excel, kiểu dữ liệu số number bao gồm những số từ 0 đến 9 kể cả số âm lẫn số dương.
Ví dụ 594, 789, -12, …
Đối với kiểu dữ liệu dạng số thì người dùng có thể thực hiện các phép tính cộng trừ nhân chia trong Excel một cách đơn giản.
Cách nhận biết kiểu dữ liệu Number trong Excel
Dữ liệu dạng số trong Excel luôn luôn nằm bên phải của một ô. Cho nên khi nhập dữ liệu mà thấy dữ liệu đó nằm bên phải của ô đó thì đó là ô dữ liệu dạng số. Đối với các loại dữ liệu như ngày tháng năm, giờ phút giây, số… luôn luôn nằm bên phải của ô. Người sử dụng Excel có thể quan sát bằng mắt thường để phân biệt dữ liệu số và dữ liệu chuỗi.
Khi người dùng nhập số điện thoại này vào ô tính Excel như 0918 1993 67 theo cách thông thường sẽ bị mất số 0 ở đầu Tuy nhiên người dùng Excel đặt số điện thoại này trong dấu ngoặc kép thì số 0 sẽ xuất hiện ở đầu dãy số trong ô tính Excel.
Tuy nhiên người dùng nên lưu ý là dấu ngoặc kép là một ký tự đặc biệt. Vì vậy số điện thoại có chứa dấu ngoặc kép sẽ trở thành dạng chuỗi và phải nằm bên trái của ô Excel.
Chẳng hạn như khi xét chuỗi dữ liệu A123. Chúng ta sẽ sử dụng hàm RIGHT để cắt 3 ký tự bên phải của chuỗi ở bên cạnh người dùng sẽ nhìn thấy ô này toàn là số mà nằm bên trái của một ô dữ liệu dạng chuỗi. Nghĩa là ba số này để được cắt từ một chuỗi nên trở thành dữ liệu dạng chuỗi. Vì vậy người dùng muốn chuyển sang dạng số thì sử dụng hàm Value.
Dữ liệu thời gian trên Excel
Xét về bản chất thì kiểu dữ liệu thời gian chính là kiểu dữ liệu số number nhưng không thể thực hiện cấp phép tính toán và thi người dùng nhập đúng kiểu dữ liệu thì chúng sẽ hiển thị bên phải của ô Excel.
Dữ liệu ngày tháng năm (DATE)
Khi nhập dữ liệu ngày tháng năm bằng công cụ Excel thì người dùng nên sử dụng dấu gạch chéo để phân cách. Chẳng hạn như 05/09/2020, 27/07/1991. Khi người dùng nhập dữ liệu đúng kiểu ngày tháng năm thì các dữ liệu sẽ hiển thị bên phải của ô Excel. Dùng nên lưu ý đến việc cài đặt ngày tháng năm trên máy tính khi nhập liệu trong Excel theo định dạng ngày/tháng/năm. Thì trong Excel dữ liệu cũng sẽ hiển thị theo định dạng này.
Dữ liệu giờ phút giây
Liệu giờ phút giây thì người dùng nên sử dụng dấu hai chấm để dữ liệu được hiển thị bên phải ô Excel. Chẳng hạn người dùng nhập 2:30:54 vào đúng ô thì nó sẽ hiển thị bên phải ô Excel nghĩa là 2 giờ 30 phút 54 giây
Khi người dùng cố tình nhập sai dữ liệu về giờ phút giây chẳng hạn như 24 giờ, 60 giây, 60 phút nhưng nhập là 70 giây về công cụ Excel sẽ hiển thị dữ liệu này bên ô trái.
Dữ liệu dạng Logic trong Excel
Đây là kiểu dữ liệu True/False nằm giữa ô. Người sử dụng Excel muốn định dạng logic phải sử dụng hàm AND để thực hiện công thức sau đây =AND(3>1,5>3). Đi tất cả các biểu thức logic trong hàm đều đúng thì hàm sẽ trả về giá trị True và nằm ở giữa ô. Ngược lại biểu thức trong hàm sai sẽ trả về giá trị phân và cũng nằm ở giữa ô Excel.
Dữ liệu kiểu công thức (Formula)
From Miu Lê là công thức toán học được bắt đầu bằng dấu bằng =. Cho nên kết quả hiển thị trong ô không phải là công thức mà sẽ trả về giá trị của công thức mà bạn đã nhập.
Các toán tử sử dụng trong công thức là: “+, -, *, /, lũy thừa, phần trăm”.
Dấu so sánh: <, >, <=, >=, =, <>
Ví dụ khi bạn nhập công thức =1+2+3 vào ô A1 => sau đó nhấn Enter thì kết quả trả về tại ô A1 sẽ là 6
Lời Kết
Các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel những kiểu dữ liệu chuỗi, số, thời gian, logic và công thức rất cơ bản để người dùng Excel có thể phân biệt trúng một cách chính xác khi nhập dữ liệu với số lượng lớn mà không gây nhầm lẫn gì. Đối với những người mới sử dụng Excel thì nên tìm hiểu và nắm bắt thêm những thông tin về cách kiểu dữ liệu này để có thể thao tác một cách thành thạo khi ứng dụng Excel trong công việc và đời sống.
