Brief là gì, một thuật ngữ chuyên ngành kinh doanh lĩnh vực marketing được sử dụng thường xuyên trong giao dịch kinh tế nhưng hiếm khi chúng ta hiểu được trọn vẹn ý nghĩa của nó. Mỗi thuật ngữ trong kinh doanh mang theo những ý nghĩa khác nhau được tạo ra bằng nhiều cách khác nhau. Website Lamweb xin chia sẻ những thông tin liên quan đến việc thiết kế brief truyền đạt thông tin đầy đủ nhất trong chuyên đề bài viết hôm nay.
Brief là gì ?
Đó là văn bản mà khách hàng client cung cấp cho công ty dịch vụ marketing chứa đựng những thông tin cần thiết để Agency hiểu được những yêu cầu của mình để thực hiện theo đúng như vậy. “Give me the freedom of a tight brief” là thông điệp mà Ogilvy đã nói về nội dung một bản brief truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết về vấn đề khách hàng muốn giải quyết. Hơn nữa một bản brief tốt còn có thể truyền được cảm hứng sáng tạo cho doanh nghiệp.
- Có 2 loại bản brief là creative brief và communication brief. Communication brief là bản brief sử dụng giữa khách hàng và bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Một bản brief mô tả ngắn gọn và đầy đủ cho câu hỏi Ai? Làm gì ? Như thế nào ? Ở đâu ? Tại sao ? Đó là tất cả những thông tin về nhãn hàng và sản phẩm giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình của thương hiệu khách hàng để đưa ra chiến lược.
- Creative brief lại là bản brief nội bộ trong doanh nghiệp do quản lý viết cho đội nhóm phát triển sẽ truyền động lực và cảm hứng sáng tạo cho nhóm để thực thi chiến lược đề ra một cách tốt nhất có thể.
Nội dung cơ bản của một brief tốt
Mục đích chính của brief là gì cô đọng chính là truyền cảm hứng cho những người thực hiện yêu cầu của khách hàng. Vì vậy nội dung của brief nên chính xác, đầy đủ theo các mục sau :
- Project liên quan đến dự án dành cho thiết kế, sự kiện, truyền thông, website…
- Client là tên đơn vị, công ty, doanh nghiệp chủ đầu tư
- Brand là tên sản phẩm, dịch vụ
- Project Description là bản mô tả những việc cần thực hiện hoặc có thể thực hiện với yêu cầu dự án là phạm vi của dự án hướng đến ai, khu vực nào? Các quản sẽ đặt câu hỏi với client xem project này có nằm trong chiến dịch lớn hay dự án hoạt động riêng lẻ ? Chẳng hạn như thiết kế của dự án lần này phục vụ cho việc ra mắt sản phẩm hay thiết kế phục vụ cho mùa sale cuối năm….
- Brand Background: Thông tin về thương hiệu sản phẩm, dịch vụ về tình hình thị trường có thuận lợi hay khó khăn gì, định vị thương hiệu, xác định đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp là ai ? Điểm mạnh, yếu của đối thủ là gì ?… Nếu bạn càng phân tích được nhiều khía cạnh thì creative team sẽ hiểu rõ hơn về thương hiệu. Cho nên agency nên yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin, hình ảnh, số liệu nghiên cứu thị trường, print ads, tvcs…
- Objectives là mục tiêu của dự án cũng quan trọng khi xây dựng thương hiệu như tăng độ nhận biết thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu… Agency cần nhắc nhở khách hàng về việc nêu ra quá nhiều mục tiêu nhưng một điều hết sức quan trọng là trong những mục tiêu trên thì cái nào là quan trọng nhất ? Hạn chế trường hợp có nhiều mục tiêu và Agency tập trung vào mục tiêu thứ yếu. Thông thường mục tiêu được ghi đầu tiên là quan trọng nhất nhưng Agency cần làm rõ để xác định chính xác với khách hàng.
- Target Audience là đối tượng khách hàng, mục tiêu của sản phẩm, dịch vụ họ là ai? tầng lớp hay phân khúc nào? Chẳng hạn như khách hàng là nữ, trên 30 tuổi, thích làm đẹp, tầng lớp A, B… Hành vi sử dụng sản phẩm hay dịch vụ, mối quan tâm hiện tại của họ là gì…
- Message là thông điệp thương hiệu muốn truyền đạt đến khách hàng tiềm năng. Chẳng hạn như sản phẩm sữa bột Đan Mạch giúp tăng cường sức khỏe cho trẻ em.
- Coverage: địa điểm khách hàng muốn thực hiện project là ở đâu ? Chẳng hạn như Tp Hồ Chí Minh, Hà Nội, 6 tỉnh thành phố lớn ở Việt Nam hay là trên diện rộng khắp cả nước?….
- Budget là mức kinh phí quyết định tính khả thi của những ý tưởng gợi ý. Kinh phí là một trong những tiêu chí quan trọng nhưng không phải là tất cả.
- Timing là thời gian thực hiện của dự án.
Làm sao tạo ra bản Brief hoàn hảo tạo bước đệm thành công
Để tạo ra bản brief hoàn hảo tiền đề cho chiến dịch thành công chính là chìa khóa quan trọng trong các chiến lược marketing của doanh nghiệp. Đầu tiên là tạo bản brief hoàn hảo giúp Agency hiểu rõ nhu cầu khách hàng nhằm xây dựng chiến lược đúng hướng, hiệu quả. Cách thức tạo ra Brief hoàn chỉnh rất quan trọng trong việc định hướng project và đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng rõ ràng nhất.
Nội dung brief ngắn gọn
Một bản brief là gì ngắn và súc tích dễ hiểu giúp Agency hiểu rõ nhu cầu khách hàng nhằm xây dựng chiến dịch hoàn chỉnh hướng đúng mục tiêu. Nội dung bất brief tràn lan thông tin có thể khiến Agency hiểu sai về thông tin, mục đích và ý muốn của khách hàng. Ngược lại một nội dung brief quá ngắn cũng sẽ không đủ dữ liệu để thực hiện. Vì vậy, người tạo brief cần thực hiện bản tóm tắt khoa học mang tính khái quát dựa trên những vấn đề như: đặc điểm tổng quát về thương hiệu, đối tượng, mục tiêu, giải pháp để tăng tính nhận diện thương hiệu…
Mục tiêu chính của bản brief là gì ?
Đây là phần quan trọng nhất của một bản Brief hoàn hảo. Mục tiêu của dự án được xây dựng từ mục tiêu của khách hàng và thường xoay quanh các câu hỏi sau:
- Vì sao bạn thực hiện dự án này?
- Điều bạn muốn đạt được sau dự án là gì?
- Mục tiêu của dự án hướng đến là gì?
- Bằng phương pháp nào mới đo lường sự thành công của dự án?
Sau khi trả lời các câu hỏi này thì bạn sẽ xác định được rõ ràng mục tiêu cần có cho dự án. Đồng thời hỗ trợ Agency hiểu được việc cần làm để hoàn thành mục tiêu của chiến dịch tiếp thị marketing.
Trình bày các bên liên quan cụ thể
Một hoạt động quan trọng của quy trình nên bạn cần đảm bảo chúng được liệt kê trong từng phần tương ứng trong bản tóm tắt dự án. Người “đầu tàu” của tất cả các dự án đều cần thiết để đảm bảo dự án hoạt động hiệu quả, đúng hướng. Họ cùng những bên liên quan còn lại giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các bên liên quan là các chuyên gia hoặc người nắm quyền sở hữu, có thẩm quyền giải quyết các vấn đề và định hướng cho dự án. Vì thế, bạn cần trình bày, liệt kê cụ thể những bên liên quan, người liên lạc chính. Để agency làm việc thuận lợi khi nắm bắt được các nhiệm vụ và đầu mối.
Phân tích về đối thủ cạnh tranh
Trong bản brief khách hàng giao cho agency sẽ không đề cập đến đối thủ cạnh nhưng người tạo bản tóm tắt vẫn cần xác định đối thủ cạnh tranh là ai ? Điều này sẽ giúp Agency hiểu được đối thủ cạnh tranh đang ở lĩnh vực nào, những điều kiện mà đối thủ có thể ảnh hưởng đến chiến dịch, những điểm khác biệt từ đối thủ là gì … Trong việc định hướng, xây dựng chiến lược hiệu quả, những điều này cực kỳ hữu ích cho việc xây dựng chiến lược thành công.
Xác định thời gian hoàn thành dự án
Việc xác định rõ thời gian cụ thể trong bản brief là gì để Agency có thể đảm bảo hoàn thành đúng hẹn với các mốc thời gian trong bản tóm tắt cần được đánh dấu rõ ràng. Bên cạnh đó, Agency và khách hàng cần có sự bàn bạc, thống nhất thời gian cụ thể tạo điều kiện thuận tiện cho cả hai bên. Đồng thời đảm bảo tính khả thi để thực hiện dự án thành công.
Ngân sách dành cho project
Một bản brief hoàn chỉnh cần hạng mục ngân sách được thiết lập rõ ràng cho dự án. Trình bày ngân sách trong bản tóm tắt sau khi trao đổi thật kỹ càng với đối tác để thống nhất. Tốt nhất là đưa ra một mức chi phí hợp lý nhất, không vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.
Lời kết :
Brief là gì trong một trong những văn bản quan trọng giúp khách hàng thể hiện được yêu cầu còn agency có thể hiểu được ý muốn của khách hàng và truyền đạt tinh thần sáng tạo với creative team. Có thể nói trong các chiến dịch marketing thành công thì brief chính là bước đệm cực kỳ thiết yếu đóng góp hơn 50% tỷ lệ hoàn thành của dự án. Vì vậy bạn cần tuân thủ những hướng dẫn cách tạo brief hoàn hảo để tạo thuận lợi cho dự án marketing ngày nay.
